Orders komen binnen via e-mail, PDF, Excel en portalen. Daarna typt iemand ze regel voor regel over in het ERP. Bij INSPIRED Pet Nutrition kostte dat 15 tot 30 minuten per order.
Veel bedrijven stellen verbetering uit omdat ze denken dat eerst het ERP moet worden vervangen. Meestal zit het knelpunt niet in wat het ERP doet, maar in de manier waarop ongestructureerde orders het systeem binnenkomen.
Orderverwerking automatiseren kan daarom vaak zonder migratie. Je voegt een gecontroleerde instroom toe en laat het ERP doen waar het goed in is.
Wil je eerst bepalen welke workflow in je organisatie het meest kansrijk is? Lees Bedrijfsprocessen automatiseren met AI: waar begin je?.
Het knelpunt zit vóór het ERP
Een ERP beheert onder meer voorraad, orders, facturatie en levering. Daarvoor heeft het gestructureerde en gecontroleerde invoer nodig.
Een klantorder uit een mail of PDF is dat nog niet. Artikelcodes, aantallen, leveradressen, prijzen en opmerkingen moeten eerst worden herkend en gecontroleerd. Juist die vertaalslag kost tijd en veroorzaakt fouten.
Automatiseren betekent in dit geval niet: het ERP vervangen. Het betekent: het werk vóór het ERP anders organiseren.
Zo werkt AI-orderverwerking
Een AI-agent zoals OrderPilot voert vier stappen uit:
- Lezen. De agent verwerkt ordermails en bijlagen zoals PDF, CSV, Excel en foto’s.
- Herkennen. Hij haalt klant, artikelen, aantallen, adressen, PO-nummers en andere relevante gegevens uit de order.
- Controleren. Hij toetst de invoer aan klantafspraken, productdata en afgesproken validaties.
- Klaarzetten. Hij zet de gecontroleerde gegevens om naar ERP-geschikte input, ook als een standaard-API ontbreekt.
Vooraf bepaal je wat de agent mag lezen en schrijven, welke controles gelden en wanneer menselijke goedkeuring nodig is.
Normale orders door, uitzonderingen naar je team
Niet iedere order hoort zonder tussenkomst door te gaan. Een onbekende artikelcode, afwijkende prijs, ontbrekend leveradres of onwaarschijnlijk aantal vraagt om aandacht.
OrderPilot zet zo’n order niet stil zonder uitleg en laat hem ook niet blind doorgaan. De uitzondering gaat naar een medewerker, met de informatie die nodig is om te beoordelen, aan te passen of goed te keuren.
De standaardstroom wordt sneller. Je team houdt controle over situaties waarin ervaring of klantkennis telt.
Wat blijft je ERP doen?
Het ERP blijft het systeem voor voorraad, orderregistratie, facturatie en levering. OrderPilot verandert de instroom.
De technische route hangt af van het landschap. Dat kan een API, bestaande koppeling, gestructureerde bestandsuitwisseling of maatwerk zijn. OrderPilot werkt onder meer met Business Central, Odoo, NetSuite en SAP.
Een migratie komt pas in beeld wanneer de bestaande onderlaag aantoonbaar verdere verbetering blokkeert. Niet omdat AI dat standaard vereist.
Bewezen bij INSPIRED Pet Nutrition
INSPIRED Pet Nutrition is een Brits voedingsmerk voor huisdieren. Een serviceteam van zeven mensen verwerkte iedere klantorder handmatig en was daar 15 tot 30 minuten per order aan kwijt.
OrderPilot leest de ordermails en bijlagen, controleert klant, product, aantallen en afwijkingen en zet de invoer klaar voor het ERP. Bij uitzonderingen blijft het team aan zet.
In deze specifieke workflow werd de verwerking 9 keer sneller en daalden de verwerkingskosten per order met 60 tot 80 procent. Binnen zes weken stond een werkende oplossing, inclusief eigen interface, AI-engine en ERP-koppelingen.
“Wat ik mooi vind aan rb2? Ze bouwen niet alleen wat je vraagt, ze dagen je denken uit. Wat ze bouwen werkt, is meetbaar en toekomstbestendig.”
Sander van Duijn, Digital Transformation Expert, INSPIRED
Lees de volledige INSPIRED-case.
Meet vóór je automatiseert
Leg minimaal vier getallen vast:
- minuten handwerk per order;
- orders per week;
- percentage orders met herstelwerk;
- doorlooptijd van binnenkomst tot bevestiging.
Gebruik steeds dezelfde definitie en databron. Alleen dan kun je later aantonen wat er werkelijk is verbeterd.
Wil je de jaarlijkse kosten berekenen? Lees Wat kost handmatige orderverwerking?.
Zo bepaal je of OrderPilot past
In een gratis gesprek van 30 minuten toetsen we of je orderproces genoeg volume, herhaling en eigenaarschap heeft om verder te onderzoeken.
Is het kansrijk, dan volgt de betaalde Prove-sessie. Met de mensen die het werk kennen onderzoeken we de workflow, uitzonderingen, data, systemen en het resultaat dat telt. De uitkomst is bouwen, eerst randvoorwaarden op orde brengen, of niet doen.
Alleen bij een positief bouwbesluit volgt een concreet bouwplan en een afzonderlijk voorstel met vaste bouwfee.
Bekijk OrderPilot of plan een gesprek van 30 minuten.
Veelgestelde vragen
Moet ons ERP worden vervangen of aangepast?
Meestal niet. OrderPilot zet orders om naar ERP-geschikte input en sluit aan via de route die je systeem ondersteunt. Een migratie komt alleen in beeld wanneer het bestaande landschap aantoonbaar blokkeert.
Wat gebeurt er met orders waarover de agent niet zeker is?
Die gaan als uitzondering naar je team. Vooraf bepalen we welke onzekerheid, afwijkingen en beslissingen menselijke beoordeling vragen.
Werkt OrderPilot ook met een ERP zonder moderne API?
Ja, dat kan. In de INSPIRED-case zijn ook koppelingen gerealiseerd met systemen zonder API. De precieze route wordt per landschap bepaald.
Hoe snel kan OrderPilot aan het werk zijn?
Bij INSPIRED stond binnen zes weken een werkende oplossing. De doorlooptijd verschilt per workflow, data en koppeling. Zes weken is bewijs voor die case, geen algemene garantie.
Wat kost OrderPilot?
De Prove-sessie heeft een vaste fee die vooraf wordt afgesproken. Alleen bij een positief bouwbesluit volgt een afzonderlijke vaste bouwfee. Daarna geldt een vaste maandprijs per agent voor beheer, monitoring en verbetering.