Hoe INSPIRED handmatige orderverwerking ombouwde naar 9x sneller, in 6 weken
Een serviceteam van 7 mensen, 15 tot 30 minuten per order. Eén workflow, één KPI, en binnen zes weken een werkende oplossing op het echte werk van INSPIRED.
Bekijk OrderPilot
Groei die vastliep op handmatig werk
INSPIRED Pet Nutrition, een Brits voedingsmerk voor huisdieren met merken als Wagg en Harringtons, groeide hard. Veel processen waren organisch meegegroeid, en daarmee de afhankelijkheid van handmatig werk.
De orders stroomden binnen, maar elke order moest met de hand het systeem in: een serviceteam van zeven mensen was 15 tot 30 minuten per order kwijt. Dat schaalt niet, zeker niet met ambitieuze groeiplannen. INSPIRED noemde het zelf een luxeprobleem. Wij zagen een workflow die zich liet bewijzen.
Eén workflow, één KPI: eerst bewijs, dan opschalen
We kozen niet voor een brede AI-roadmap of een nieuw platform, maar voor één proces dat elke dag terugkomt: inkomende orders uit e-mail omzetten in ERP-klare data. De KPI was helder: verwerkingstijd en verwerkingskosten per order.
Zo werkt OrderPilot in de praktijk: hij leest ordermails en bijlagen, controleert klant, product, aantallen en afwijkingen, en zet de order klaar in het ERP. Bij uitzonderingen blijft het team van INSPIRED aan zet. Geen black box, wel een teamlid dat tien keer zoveel orders aankan.
We brachten eerst het volledige orderproces in kaart en bouwden de integratiecase. Daarna automatiseerden we de basis, voegden AI toe voor de interpretatie, en optimaliseerden stap voor stap. Lean en iteratief, zodat we ook onder tijdsdruk snel van probleem naar werkende oplossing kwamen.
En die tijdsdruk was er. Het project startte in maart 2025 met een geplande livegang in april. Binnen zes weken stond er een werkende oplossing, inclusief een eigen interface, de AI-engine en koppelingen met de ERP-systemen van INSPIRED, zelfs met systemen zonder API. De IT-manager van INSPIRED leverde de context, wij namen het technische zware werk op ons.
Eigen interface
Een werkende omgeving waarin het team orders ziet, controleert en uitzonderingen afhandelt.
AI-engine
Leest ordermails en bijlagen, controleert klant, product, aantallen en afwijkingen en zet de order ERP-klaar.
ERP-koppelingen
Koppelingen met de ERP-systemen van INSPIRED: zelfs met systemen zonder API.
Een heldere businesscase, gemeten op het echte werk
60 tot 80 procent lagere verwerkingskosten op orders, en een verwerking die 9 keer sneller gaat.
9x
Snellere orderverwerking op het echte werk van INSPIRED.
60–80%
Lagere verwerkingskosten per order.
6 weken
Van probleem naar werkende, live oplossing.
“Vanaf het begin was duidelijk dat rb2 niet alleen naar één afdeling keek, maar het hele bedrijf overzag. We wilden dat ze echte waarde zouden toevoegen, en dat hebben ze gedaan.”
Louise Crossley: Group Finance Director, INSPIRED
Meer bewijs uit de B2B-praktijk.
Welk proces wil jij als eerste bewijzen?
Net als INSPIRED: begin met één workflow en één KPI. In een Prove-sessie schetsen we in 30 minuten de scope en wat het oplevert: geen big bang, geen verplichting.