Hoe je challenges in resources oplost

Het aantal openstaande vacatures op de Nederlandse arbeidsmarkt bereikte onlangs nieuwe hoogtes. Uit cijfers van het Centraal Bureau van de Statistiek bleek dat er niet eerder zoveel personeel gevraagd werd in Nederland. Veel bedrijven ondervinden de belemmeringen van het gebrek aan geschikt personeel. Opvallende voorbeelden zijn: onvoldoende capaciteit voor de hoeveelheid werk, projecten lopen vertraging op en een achterblijvende groei. Toch zijn er voor sommige branches, zoals de IT, wel degelijk oplossingen te vinden voor dit probleem. Het gebrek aan beschikbare of gekwalificeerde developers kun je namelijk verhelpen door te werken met development teams op locatie, ook wel offshore teams genoemd. Waarom is het interessant om te werken met offshore teams? En hoe eenvoudig is het om een dergelijk team in te zetten? In dit artikel bespreken we hoe je de basis voor een team op locatie legt. Daarnaast geven we een aantal handige tips om een soepele samenwerking te bevorderen. 

De voordelen van een offshore team

Door te werken met teams op andere locaties boor je andere arbeidsmarkten aan om het gebrek aan personeel op te vangen. In de praktijk zie je dat je ook in het buitenland toegang kunt krijgen tot zeer gekwalificeerde specialistische IT kennis. In China is er bijvoorbeeld een groot aanbod aan hoog gekwalificeerd, universitair geschoold personeel. Deze developers hebben tevens een instelling waarin een hoge mate van ambitie, inzet en trots terugkomt. Van het inleveren op kwaliteit is geen sprake wanneer je aan het werk gaat met een offshore team. Een ander groot voordeel is de winst van tijd; met offshore teams is de time-to-market namelijk korter omdat je makkelijk kunt opschalen. Ook op het gebied van kosten is deze manier van werken aantrekkelijker.

Bouwstenen van een solide basis

Eerlijk is eerlijk, een offshore team opbouwen stelt je voor de nodige uitdagingen. Toch zijn deze uitdagingen met een goede aanpak te overwinnen. De basis leg je door developers aan te nemen die betrouwbaar en gekwalificeerd zijn. In onze offshore teams zitten zowel junior developers als medior en senior developers. De teams zijn qua leeftijd en ervaring vergelijkbaar met onze onshore teams, iets wat de samenwerking ten goede komt. Een ander belangrijk punt is dat de developers goed Engels spreken, dit is namelijk vrijwel altijd de enige gemeenschappelijke taal van het onshore en offshore team. Als organisatie is het daarom aan te raden om te investeren in trainingen en coaching om eventuele taalgerelateerde uitdagingen te overkomen.
Een van de andere essentiële, en tegelijkertijd een van de meest uitdagende, taken bij het opbouwen van het team is het creëren van vertrouwen. De fysieke afstand tot het offshore team maakt dat je hen minder ziet, waardoor het moeilijker is om de bedrijfswaarden en visie over te brengen, maar ook om elkaar te begrijpen. Het team op locatie moet voelen dat zij onderdeel uitmaken van het grotere geheel. Om daarvoor te zorgen is het een must om regelmatig te communiceren en een aantal keer per jaar op bezoek te gaan. Informele onderlinge communicatie stimuleren is een goede manier om elkaar ook op persoonlijk vlak te leren kennen.
En hoe is de werkcultuur van het offshore team? Het helpt enorm om je hierin te verdiepen en eventuele risico’s vroeg in kaart te brengen. Probeer een brug te bouwen tussen de verschillende culturen zodat de samenwerking soepel en prettig verloopt, voor beide partijen. Wat hier enorm bij helpt is het werken met een lokale partner. Deze kent de markt in het betreffende land, kan de developers beter op niveau inschatten en de teams opbouwen. Daarbij blijft een intensieve betrokkenheid vanuit het onshore team essentieel, zeker in de startfase. Dan is het niet vreemd dat een onshore team soms wel maanden op locatie aanwezig is, waarna dit stapsgewijs wordt teruggebracht naar bijvoorbeeld tien keer per jaar een bezoek van zeven tot tien dagen.

Samenwerken met het lokale team

Voordat je met het nieuwe team aan de slag kan, zijn er andere aspecten die eerst de aandacht verdienen. Hoe zorg je namelijk voor goede communicatie tijdens het werk? En hoe ga je om met het tijdsverschil? Voor elk onderdeel is een proces nodig, alleen op die manier kun je voor een efficiënte samenwerking zorgen. Goede communicatie en informatie-uitwisseling realiseer je door in ieder geval alle teamleden toegang te geven tot de communicatietools die binnen de organisatie worden gebruikt. Dit zijn mail- en (video)chatprogramma’s zoals bijvoorbeeld Slack of Skype.
De manier van werken tussen de teams is een ander uiterst belangrijk punt. Een helder werkproces zorgt voor structuur, dat elk teamlid weet wat er gedaan moet worden en wanneer de vaste contactmomenten plaatsvinden. Een veelgebruikte en succesvolle werkwijze tussen offshore en onshore teams is de Agile/Scrum methodiek. Hierbij wordt gewerkt in sprints van twee weken met teams van drie tot negen personen. Gedurende deze twee weken zijn er drie vaste contactmomenten, namelijk de Sprint Planning, Sprint Review en de Sprint Retrospective. Ook is er een dagelijkse stand-up, ofwel Daily Scrum, waarin besproken wordt waar men aan werkt. Er is dus veel communicatie tussen de teams. Met een onshore Tech Lead en Delivery Manager/Scrum Master die dit overzien, zorg je voor een brug tussen beide teams.

Een andere uitdaging is het tijdsverschil. Het plannen van meetings en direct ophelderen van bepaalde zaken zijn lastig wanneer er met verschillende tijdzones wordt gewerkt. Om teams minder afhankelijk van tijd en elkaar te maken is een mate van autonomie bij het offshore team belangrijk. Het team moet self-managed zijn en dus in staat zijn om hun eigen keuzes te maken. Hierdoor is het minder nodig om constant met elkaar in contact te staan. Of zorg voor een vast contactmoment zoals de dagelijkse stand-up bij een Agile/Scrum werkwijze, met de Delivery Manager/Scrum Master als vaste aanwezige vanuit Nederland. Hij of zij functioneert als de spil tussen het offshore en onshore team.
De laatste in dit lijstje: de technische omstandigheden, geen onbelangrijke factor voor een goed werkend IT-team. Een vergelijkbare infrastructuur bij beide teams is onmisbaar voor een goede samenwerking. De ontwikkelde software moet immers aan elke kant van de wereld goed werken. Het is daarom een must om zo vroeg mogelijk de gebruikte ontwikkelingsomgevingen op elkaar af te stemmen.

Een offshore team voor jouw organisatie?

Bovenstaande lijst geeft je een indruk van hoe je een goede basis neerzet voor een team op locatie en een aantal van de grootste hindernissen kunt tackelen. Het werken met offshore teams biedt tal van mogelijkheden. Een goede balans tussen samenwerking, vertrouwen en processen stelt je in staat mooie technologische oplossingen te realiseren.
Ben je nieuwsgierig geworden en benieuwd naar wat offshore teams voor jouw organisatie kunnen betekenen? Al bijna vijftien jaar werkt rb2 succesvol met development teams in Europa en China en voorziet je graag van advies. Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak of meer informatie.