Bespaar duizenden uren per jaar met slimme procesautomatisering

Je team zit tot over z’n oren in Excel-bestanden, springt van systeem naar systeem en jaagt goedkeuringen na via mail. Herkenbaar? Je bent namelijk niet de enige. Onderzoek laat zien dat bijna een derde van de werktijd opgaat aan repetitieve taken. En veel interne processen duren tot wel 40% langer dan nodig.

Frustrerend? Absoluut. Maar vooral zonde van tijd én geld. Handmatige processen zorgen voor fouten, vertragingen en frustratie. Je team is vooral brandjes aan het blussen, in plaats van waarde aan het creëren.

Niet meer doen, maar slimmer werken

Je hoeft echt niet je hele techstack om te gooien of een maandenlang verandertraject te starten. De meeste impactvolle verbeteringen beginnen juist klein. Door slim te kijken waar het wringt, gericht te automatiseren, en van daaruit verder te bouwen.

Denk eens aan de uren die je elke week verliest aan:

• Handmatig data overtypen tussen systemen
  
• Incomplete orderinformatie najagen
  
• Wachten op een routine goedkeuring
  
• Fouten corrigeren die eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden

Stuk voor stuk kansen voor automatisering. En nee, dat hoeft niet meteen met AI of ingewikkelde systemen. Soms is een betere workflow of simpelere routering al voldoende.

Begin bij het proces, niet bij de tool

Bij rb2 starten we altijd met het in kaart brengen van het volledige proces. Waar begint het proces? Wie zijn er allemaal bij betrokken? Hoe lang duurt elke stap? De echte vertragingen zitten vaak verstopt waar niemand kijkt. 

Vervolgens zoeken we laaghangend fruit: kleine aanpassingen die direct resultaat opleveren. Denk aan automatische validaties, datadoorvoer of standaard communicatie zoals bevestigingsmails.

Een ingewikkelde technische oplossing is lang niet altijd nodig. Snel resultaat, minder fouten, meer overzicht, dát maakt het verschil. 

Eén proces tegelijk, echte impact

We hebben het zelf gezien: kleine procesaanpassingen kunnen enorme besparingen opleveren. Neem Inspired Pet Nutrition (IPN), een Britse producent van diervoeding, die élke klantorder handmatig verwerkte. Of het nou om PDF’s ging, Excel-sheets of zelfs foto’s, alles werd overgetypt. Per order kostte dat tot wel 30 minuten. Fouten? Die gebeurden vaker dan ze zelf wilden toegeven.

Onze oplossing? Een lichte, slimme tool die binnenkomende e-mails en bijlagen kan lezen, de ordergegevens eruit kan halen en automatisch omzet naar ERP-geschikte input. Inmiddels herkent het systeem verschillende bestandsvormen, talen én e-mailstijlen. Het resultaat: minder fouten, veel meer tijd en vooral: een opgelucht team.

Die oplossing heet nu OrderPilot, een custom AI-agent die we hebben ontwikkeld omdat deze uitdaging vaker voorkomt dan je denkt. Zo kan technologie echte waarde opleveren, zonder je bestaande systemen op z’n kop te zetten.

Slim automatiseren begint niet bij tech

Succesvolle automatisering zit niet in de complexiteit van de techniek, maar in de helderheid van het proces erachter. Goede automatisering:

• Maakt minder fouten
  
• Levert sneller op
  
• Geeft je team meer ruimte
  
• En groeit met je business mee

En het mooiste: je hoeft niet groots te starten. Begin klein. Meet wat het oplevert. En schaal pas daarna op.

Bij rb2 helpen we organisaties om automatisering pragmatisch en schaalbaar aan te pakken, zodat jij controle houdt. Of dat nu via een custom platform, een simpele RPA-oplossing of een AI-agent zoals OrderPilot is. Zo helpen we je team om slimmer te werken, in plaats van harder.

Meer weten over procesoptimalisatie? We vertellen je er graag alles over!