Van RFP naar PoC: sneller, slimmer en resultaatgericht

Het nadeel van RFP's

Organisaties maken traditioneel gebruik van een RFP-proces wanneer ze op zoek zijn naar een nieuwe oplossing of partner. Op papier lijkt dat proces duidelijk: je beschrijft je wensen, stuurt deze naar leveranciers en wacht op de voorstellen. Maar in de praktijk werkt het zelden zo simpel. RFP’s leveren namelijk vaak niet de waarde op die organisaties zoeken. Dat komt door drie belangrijke redenen:

1. RFP’s zijn losgekoppeld van echte systemen.
2. RFP’s richten zich op features, niet op resultaten.
3. RFP’s zorgen voor vertragingen.

De meeste RFP’s draaien om een checklist van technische vereisten. Maar hoewel het afvinken van vakjes kan helpen om leveranciers uit te sluiten en keuzes te maken, levert het niet altijd oplossingen die aansluiten op je bedrijfsdoelen. Het gevolg? Een oplossing die technisch klopt, maar niet inspeelt op de grotere vraagstukken. In een tijd waarin AI processen versnelt en inzicht geeft, voelt het traditionele RFP-proces traag en statisch, terwijl technologie vandaag juist vraagt om wendbaarheid en directe validatie. Bovendien verwachten organisaties vaak dat leveranciers oplossingen bieden zonder inzicht te hebben in de bestaande technologische infrastructuur. Dit gebrek aan context leidt vaak tot onverwachte uitdagingen tijdens de implementatie.

Het schrijven van een RFP, het verzamelen van reacties, het beoordelen van voorstellen en het afronden van contracten zorgen ervoor dat er gemakkelijk maanden voorbij zijn gegaan voordat er een keuze is gemaakt. Ook de uiteindelijke implementatie neemt vervolgens de nodige maanden in beslag, en tegen de tijd dat de resultaten zichtbaar worden, kunnen je prioriteiten of behoeften alweer verschoven zijn.

Waarom wij liever met PoC’s werken

Bij rb2 geloven we in actie. Daarom sluit het maken van Proof of Concepts (PoC) goed aan bij onze manier van werken. In tegenstelling tot RFP’s, die zich richten op hypothetische scenario’s, draait een PoC om testen in de echte wereld en het creëren van waarde. Het is een kans om ideeën te valideren, resultaten te meten en direct geïnformeerde beslissingen te nemen.

Zo verschuift een PoC de focus van compliance naar waardecreatie:

Directe waarde, geen lange trajecten
Met een PoC kun je een oplossing snel testen en direct resultaten boeken. AI versnelt dit proces aanzienlijk. Van automatische codegeneratie tot slimme testscenario’s en data-analyse. Hierdoor leveren we in enkele weken wat voorheen maanden kostte, en kunnen we in elke iteratie slimmer bijsturen. 

Resultaten boven checklists
Bij een PoC vraag je leveranciers niet alleen om technische eisen te vervullen, maar ook om te bewijzen dat ze jouw bedrijfsdoelen kunnen waarmaken. Of het nu gaat om het verbeteren van workflows, het verhogen van efficiëntie of het stimuleren van omzet, de focus ligt op meetbare resultaten die ertoe doen.

Heldere inzichten in ROI
Een PoC levert concrete data over hoe een oplossing presteert, inclusief het potentieel voor omzetgroei en ROI. In plaats van te gokken wat een tool voor je bedrijf kan betekenen, zie je de resultaten direct.

Een voorproefje van de samenwerking
Daarnaast test je niet alleen de oplossing, maar ook de samenwerking met de leverancier. Je ontdekt hoe zij problemen aanpakken, met je team samenwerken en support leveren: allemaal essentiële factoren voor succes op de lange termijn.

Eenvoudigere interne goedkeuring
Tot slot wordt het dankzij tastbare resultaten eenvoudiger om interne stakeholders te overtuigen. Door klein te beginnen en tests uit te voeren terwijl bestaande systemen gewoon blijven draaien verzamelen we bewijslast en verlaagt de drempel voor besluitvorming. 

Samen waarde creëren

Bij rb2 draait alles om snel schakelen, innovatie omarmen en resultaten leveren. Een PoC sluit hier goed bij aan omdat het wendbaar is en focust op waardecreatie in plaats van afvinken.

Of je nu nieuwe oplossingen verkent of je bestaande systemen wilt herzien, wij helpen je graag bij het valideren van ideeën, het boeken van resultaten en het ontdekken van nieuwe kansen.

Klaar om aan de slag te gaan? Laten we koffie drinken.