Van externe prijslijst naar de juiste match in het assortiment
VHC Jongens ontvangt leveranciers- en concurrentieprijslijsten in PDF of Excel. rb2 bouwde MatchPoint: een inkoopmatching-engine die producten koppelt aan het eigen assortiment, suggesties toont met vertrouwensscores en correcties herbruikbaar maakt.
Bekijk OffertePilotHerkenning, niet alleen bestandsverwerking
VHC Jongens ontvangt externe prijslijsten van leveranciers en concurrenten: in PDF, Excel en andere formats. Elk bestand vraagt hetzelfde inkoopwerk: producten herkennen, koppelen aan het juiste artikel in het eigen assortiment en exporteren naar een klantspecifiek Excel-formaat. Dat gebeurde handmatig, per lijst, iedere keer opnieuw.
Door de terugkerende instroom van nieuwe artikelen werd dat steeds lastiger schaalbaar: niet alleen door de tijd die het kostte, maar ook omdat waardevolle correcties en keuzes niet automatisch werden hergebruikt. Wat vandaag goed gematcht was, moest morgen opnieuw worden herkend.
De kern van het probleem zat in herkenning: welk leveranciersproduct hoort bij welk catalogusartikel, hoe ga je om met spellingsvarianten, merken en volumes, wanneer is een match betrouwbaar genoeg, welke white label- of private label-optie past, en hoe zorg je dat correcties later opnieuw bruikbaar zijn.
MatchPoint: een matching engine met de mens aan het stuur
rb2 bouwde MatchPoint: een maatwerk inkoopmatching-engine die externe prijslijsten verwerkt en per product de beste match in het eigen assortiment zoekt. Typesense doorloopt drie stappen: eerst een exacte EAN-match, daarna fuzzy matching op merk, naam en volume, en vervolgens semantische matching. Medewerkers beoordelen de uitkomst: de controle blijft bij de mens.
Elke beslissing wordt vastgelegd, zodat het systeem bij volgende offertes beter ondersteunt. Per product toont MatchPoint meerdere kandidaten: de beste directe match, een alternatief en, waar relevant, een white label- of private label-optie. MatchPoint bestaat uit twee delen: de matching engine en een managementportaal.
Drie lagen matching
Typesense matcht in volgorde: EAN exact, fuzzy op merk, productnaam en volume, en daarna semantisch voor betekenisverwante termen en varianten.
Suggesties met vertrouwensscore
Per product meerdere kandidaten met een score: de beste match, een alternatief en waar relevant een white label- of private label-optie. Accepteren met één klik of handmatig aanpassen.
Export naar het juiste formaat
De gecontroleerde matches worden geëxporteerd naar het Excel-formaat dat VHC Jongens voor deze inkoopworkflow gebruikt.
Minder handwerk, meer consistentie en controle
MatchPoint haalt terugkerend handwerk uit het offerteproces en maakt productmatching consistenter: met controle in elke stap en een basis voor verdere analyse en rapportages.
Minder handwerk
Terugkerende, handmatige verwerking per offerte verdwijnt uit het dagelijkse proces.
Meer consistentie
Minder kans op inconsistenties in productmatches, met de beslissing steeds bij de medewerker.
Herbruikbare beslissingen
Eerdere correcties en keuzes worden hergebruikt, met één plek voor toegangsbeheer, statistieken en configuratie.
Meer bewijs uit de B2B-praktijk.
Welke externe prijslijsten matcht jouw inkoopteam nog handmatig?
30 minuten om te bepalen of één workflow bewijsbaar beter kan. Is dat zo, dan volgt de Prove-sessie als werksessie om het probleem en bouwplan scherp te stellen.