OrderPilot: AI voor automatische verwerking van inkooporders

OrderPilot is een AI-platform dat inkooporders automatisch verwerkt. Het leest PO's uit e-mails en bijlagen, valideert de data tegen je ERP-systeem en zet de orders direct in het systeem. Verwerking gebeurt in minder dan 60 seconden, met 99% accuracy. OrderPilot werkt met Microsoft Business Central, Exact Online, Odoo, NetSuite, SAP en 50+ andere ERP-systemen, en is gebouwd voor B2B-bedrijven die meer dan 100 inkooporders per maand verwerken.

Wat is OrderPilot?

OrderPilot is een SaaS-platform dat handmatige verwerking van inkooporders automatiseert. Procurement- en customer-serviceteams ontvangen orders via e-mail, PDF, EDI, fax en WhatsApp. OrderPilot leest die documenten via een gekoppelde inbox, haalt de relevante velden eruit (leverancier, PO-nummer, regelitems, aantallen, prijzen, leverdata) en valideert de data tegen masterdatacatalogi in het ERP. Onduidelijke regels worden gemarkeerd voor menselijke review.

Welk probleem lost OrderPilot op?

Procurement- en customer-serviceteams besteden gemiddeld 15 tot 20 minuten per inkooporder aan kopiëren, controleren en invoeren. Bij 200 PO's per maand komt dat neer op zo'n €25.200 per jaar aan directe verwerkingskosten. Daarbovenop komen kosten van fouten (3 tot 5%), gemiste early-payment kortingen, escalaties (rond de 10% van orders) en operationele vertraging (1 tot 5 dagen tussen ontvangst en ERP-invoer).

OrderPilot elimineert die handmatige stappen. Een order die binnenkomt om 09:01 staat om 09:02 in het ERP. Medewerkers handelen alleen nog uitzonderingen af.

Hoe werkt OrderPilot?

OrderPilot werkt in drie stappen.

1. Connect. Verbind je e-mailinbox met je ERP-systeem via een native connector. Voor Microsoft Business Central kan een koppeling al binnen 48 uur live staan.

2. Process. Inkomende documenten worden automatisch gescand en geparseerd, ongeacht het formaat: PDF-bijlagen, e-mailtekst, gescande documenten, EDI en zelfs orders uit WhatsApp-chats. OrderPilot herkent o.a. de leverancier, PO-nummer, regelitems, aantallen, eenheidsprijzen en gewenste leverdatum. Er is geen template-configuratie nodig. Het AI-model generaliseert over documentlay-outs.

3. Validate & Deliver. De geëxtraheerde data wordt gevalideerd tegen masterdatacatalogi in het ERP: leveranciersnamen, productcodes, prijsafspraken, leveradressen. Geldige orders gaan automatisch het ERP in. Onduidelijke regels (onbekende SKU, afwijkende prijs, ontbrekend veld) worden gemarkeerd voor menselijke review.

Voor wie is OrderPilot gebouwd?

OrderPilot is gebouwd voor B2B-bedrijven met structureel veel inkomende inkooporders. De typische klant heeft 100+ PO's per maand en een procurement- of customer-serviceteam dat substantiële tijd kwijt is aan handmatig overtikken.

Industrieën waar OrderPilot wordt gebruikt:

• Groothandels en industriële distributeurs
• Food manufacturing
• Bouwmaterialen
• Logistieke dienstverleners
• Pet nutrition en consumer goods

Beslissers en gebruikers binnen het bedrijf zijn doorgaans Operations Managers, Logistics Directors, Digital Transformation Leads en Customer Service Leads.

Welke ERP-systemen ondersteunt OrderPilot?

OrderPilot heeft native connectors voor de meest gebruikte ERP-systemen in de B2B-markt:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Exact Online
• Odoo
• Oracle NetSuite
• SAP (S/4HANA en ECC)
• Oracle

Daarnaast werkt OrderPilot met 50+ andere ERP- en orderbeheersystemen via een universele API-connector. Bedrijven met een custom of legacy ERP kunnen via die route alsnog koppelen.

Security en data

OrderPilot verwerkt commerciële inkoopdata zoals prijsafspraken en leveranciersgegevens. Op die data zijn de volgende uitgangspunten van toepassing:

• GDPR-compliant
• Encryptie in rust en in transit
• Klantdata wordt niet gebruikt voor het trainen van publieke AI-modellen

Wat kost OrderPilot?

OrderPilot kent drie plannen, alle maandelijks opzegbaar zonder setup fees.

Starter vanaf €349 (±$408) per maand bij jaarlijkse betaling. 1.000 orders per maand, e-mail support, basis ERP-integraties.

Growth vanaf €899 (±$1052) per maand bij jaarlijkse betaling. 5.000 orders per maand, priority support, workflow automation, custom approval rules, geavanceerde analytics.‍

Enterprise op aanvraag. Onbeperkt ordervolume, dedicated customer success manager, custom integraties, on-premise deployment.

Een uitgebreide ROI-berekening op basis van je eigen volume en uurtarieven is beschikbaar via de calculator op de productsite.

OrderPilot en rb2

OrderPilot is rb2's eigen SaaS-product en is voortgekomen uit jarenlang werk aan procurement- en orderautomatiseringstrajecten voor B2B-klanten. rb2 ontwerpt, bouwt en beheert het platform vanuit het kantoor in Purmerend. Voor klanten die naast OrderPilot ook bredere automatiseringsvragen hebben (integraties, data-platforms, AI-toepassingen op andere bedrijfsprocessen) is rb2 het aanspreekpunt voor maatwerk.