"Een goede match speelt een sleutelrol bij het succes van je project en je wilt dus niet over een nacht ijs gaan. Hoe kom je nu tot een goede keuze".

Dennis van Marle, CEO

avatar

De juiste implementatiepartner

voor jouw e-commerce project

banner

In 4 stappen de juiste implementatiepartner kiezen voor jouw e-commerce project

Je hebt duidelijk voor ogen welke doelstellingen je wilt behalen met je e-commerce project en moet nu op zoek naar een implementatiepartner. Een goede match speelt een sleutelrol bij het succes van je project en je wilt dus niet over een nacht ijs gaan. Hoe kom je nu tot een goede keuze? De volgende 4 stappen helpen je bij het kiezen voor een partner die bij je past.

Stap 1. Bepaal samen met alle stakeholders welke selectiecriteria belangrijk zijn

Voordat je op zoek gaat naar een implementatiepartner of systeem integrator voor je project, is het belangrijk dat je intern bewustwording voor het project creëert. Het is in deze fase cruciaal om alle stakeholders te betrekken, breed draagkracht te krijgen en iedereen owner te maken van het project. Je wilt in dit stadium al weten hoe dit project binnen de planning past van alle betrokken afdelingen en van tevoren dus commitment krijgen. Zo voorkom je het ‘not invented here-syndrome’ waarbij stakeholders, gebruikers en afdelingen door gebrek aan betrokkenheid een dergelijk project een lage prioriteit geven met alle gevolgen van dien.

Om de juiste partner te kiezen, moet je helder hebben wat je als organisatie belangrijk vindt in de samenwerking en op welke criteria je mogelijke partners wilt vergelijken. Hoewel e-commerce misschien een marketing en/of salesfeestje lijkt, is het ons belangrijkste advies voor dit stadium om input van álle belangrijke stakeholders te krijgen. Dat kunnen bijvoorbeeld ook mensen van IT, de klantenservice of de logistieke of juridische afdeling zijn.

Selectiecriteria kunnen inhoudelijk zijn, zoals ervaring met specifieke vraagstukken of binnen specifieke branches, maar gaan meestal over voorkeuren. Bespreek het onderling zodat je weet wat werkt en wenselijk is voor jouw collega’s. Mogelijk zijn de snelheid en flexibiliteit van een partner key. Of misschien staat volwassenheid van de partnerorganisatie bovenaan het lijstje. Ook kunnen jullie wellicht voorkeur hebben voor een specifieke manier van (samen)werken zijn zoals scrum en agile.

Vergeet in ieder geval ook niet om na te denken over voorkeuren voor vestigingslocatie of nabijheid van de partner. Deze heeft meer impact dan je misschien denkt, in het kader van cultuur, taal, tijdzones, mentaliteit of kosten als gevolg van de mate van concurrentie in de regio. Minstens zo relevant is het om te bepalen hoe belangrijk innovatief vermogen, servicegerichtheid en mentaliteit zijn bij het maken van de keuze. Deze zijn moeilijker te toetsen, maar het is niet onmogelijk om dit vast te stellen. Daarover later meer (bij stap 4).

Na stap 1 heb je een lijst van selectiecriteria van alle stakeholders én een kort briefing document dat daaruit voortvloeit (en je nodig hebt bij de volgende stap).

Stap 2. Maak een longlist van 10 bedrijven en breng die resoluut terug tot de helft

Wanneer je de kaders geschetst hebt is het tijd om een voorselectie te maken. Het is raadzaam om te starten met een longlist van maximaal 10 potentiële implementatiepartners. Meestal doen mensen dit met enige voorkennis door bijvoorbeeld namen die vaker zijn gevallen, gecombineerd met een Google-search en een check bij bekenden, via LinkedIn bijvoorbeeld. Zodra je de longlist hebt is het tijd om resoluut de helft te schrappen, op basis van referenties en branchespecifieke kennis.

Wil je referenties van partners checken? Vraag dan naar klanten waarvan de cultuur en/ of het vraagstuk overeenkomt met de jouwe. Wij adviseren daarnaast om te kijken naar organisaties uit andere branches, om zo de horizon te verbreden en inspiratie op te doen die voorbijgaat aan wat er al gedaan wordt in jouw branche.

Betrek de stakeholders bij deze stap. Mogelijk kennen zij mogelijke technische partners. Ook adviseren we om de partijen op de long list in deze fase al te bellen en op basis van het korte briefing document dat is opgesteld bij stap 1 uit te leggen waar het project over gaat. Vraag in dat eerste telefoongesprek naar klanten met een soortgelijke cultuur als jouw organisatie.

Lukt het niet om de longlist moet bepalen en/of terug te brengen naar een shortlist, overweeg dan om een adviseur in te schakelen die daar ervaring mee heeft.

Na stap 2 heb je een shortlist van partijen waar je kennis mee wilt maken

Stap 3. Toets een potentiële match in een korte eerste kennismaking

Bij stap 3 kom je er echt achter met wie je mogelijk gaat samenwerken. Je zou een ‘klassieke’ RFP kunnen uitschrijven, maar ons nadrukkelijke advies is om dat niet te doen. RFP’s kosten alle betrokken partijen veel tijd en geld en voegen in de praktijk weinig toe. Over het algemeen is 80 procent van de inhoud van een RFP bij bedrijven hetzelfde en dat zorgt voor een overweldigende ruis, gebaseerd op bijzaken.

Als je het ons vraagt is een document niet de manier om een samenwerking te toetsen en te kijken of een partij antwoord kan geven op de vragen die er echt toe doen. RFP’s zijn nuttig bij overheidsaanbestedingen. In de profit sector is een korte kennismaking praktischer, sneller en effectiever. Zo kan je ook veel beter de intenties checken.

Om te toetsen of er match is, adviseren we om met de 5 overgebleven partijen ‘speeddates’ in te plannen van een uur, max anderhalf. Tijdens die eerste persoonlijke kennismaking krijg je een eerste indruk, kun je twijfels uitspreken en vragen stellen. Het is daarbij verstandig om dieper in te gaan op de relevante ervaring met vergelijkbare projecten.

Kijk daarnaast hoe het team eruitziet en wie ze naar voren schuiven voor dit soort gesprekken. Je kunt tijdens dit gesprek al een beetje proeven van de cultuur, creativiteit, snelheid en organisatiestructuur.

Neemt een partij bijvoorbeeld veel salesmensen mee of juist te techneuten die het project uiteindelijk zouden gaan oppakken. Zo weet je als klant wie er in het team zit waar je mogelijk mee gaat werken en kan je kijken of het klikt. Tenslotte is er tijdens vrijwel ieder project een moment dat je recht tegenover elkaar staat, dus is het fijn om tijdens de kennismaking uit te zoeken of je verwacht dat je er dan samen uit komt. Bovendien is het voor de motivatie en betrokkenheid van een techneut fijn als hij of zij er al vanaf de kennismaking bij is.

Tijdens zo’n kennismakingsgesprek kom je erachter dat de partner ervaring heeft en de vaardigheden in huis heeft om jullie project op te pakken. Nog belangrijker is het om erachter te komen hoe de partij aan tafel echt is en hoe flexibel ze zijn. Je wilt weten of het mogelijk is om te versnellen (of vertragen) tijdens het project. Om je op weg te helpen volgen hier vragen die je kan stellen:

-        Hoe groot is het team dat op het project komt te werken en hoeveel FTE werken er in totaal bij de implementatiepartner?

-        Waar zou dit project op de prioriteitenlijst van de partner in kwestie staan?

-        Heeft de partner capaciteit om dit project op te pakken? Zo ja wanneer?

-        Hoe zit het met de verantwoordelijkheden – zowel qua budget als technisch - binnen het projectteam van de partner? En hoe zit het met commitment vanuit het management van de partner?

-        Welke vragen stelt zo’n partij over jouw organisatie? (om scherp te krijgen hoe ze het beste kunnen helpen en om zelf te onderzoeken of er een match is)

Tip: vraag echt goed door naar de beschikbaarheid van resources. Wanneer kunnen ze starten? Hoeveel mensen worden er op het project ingezet? En hoe lang gaat het project duren?

Aan de hand van deze gesprekken concludeer je welke twee partijen niet aansluiten op jouw organisatie en/of doelstellingen. Het is hierbij – net als bij stap 1 – aan te raden om de belangrijkste stakeholders te betrekken bij deze keuze.

Na stap 3 heb je lijst van 3 partijen die de expertise en ervaring hebben om het project op te pakken en waarmee er een klik is.

Stap 4. Scheidt het kaf van het koren in een mini Proof of Concept (PoC)

Nu komt de laatste, belangrijkste – en wat ons betreft meest praktische en cruciale – fase. Bij deze stap nodig je de overgebleven 3 partijen uit voor een mini PoC. Iedere partij gaat op basis van een briefing, die zich richt op een aantal use case (die bestaat uit een of enkele user stories) en een budgetindicatie, aan de slag met het ontwikkelen van een live oplossing.

Tips: geef genoeg tijd zodat de mogelijke partners met een werkende oplossing kunnen komen. En overweeg deze partijen te compenseren voor hun inspanningen. Zo kunnen bij zo’n organisatie de juiste mensen worden vrijgemaakt en kan zo’n implementatiepartner echt laten zien wat ze kunnen.

Use cases

User cases zijn in deze fase belangrijk om verschillende redenen:

1)     Concurrentievoordeel: met use cases onderscheid je je ten opzichte van je concurrenten.

2)     Appels met appels vergelijken: door bij alle partijen hetzelfde vraagstuk (lees: use case) neer te leggen, kan je ze goed met elkaar vergelijken

3)     De ultieme partner: alle partijen die meedoen aan de PoC zullen aan 80-90% van de project requirements kunnen voldoen. De partner die met de beste oplossing komt voor jouw use case is de ultieme partner voor de job die je nu hebt liggen

Formuleer samen met de stakeholders de use case en mogelijke user stories. Die user stories kunnen zich richten op het oplossen van iets voor zowel klanten als medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan een case in relatie tot ordermanagement: de klant wijzigt iets op het laatste moment in het bestelproces. Wat gebeurt er dan aan de achterkant?

Live presentaties

Laat de overgebleven partijen hun oplossing live aan je presenteren. Let op hoe zij de techniek invullen en de benodigde informatie vergaren. Welke partij zoekt het meeste contact en laat zien zich het beste voor te bereiden? Wie steekt er echt moeite in om het project te winnen?

Deze twee zaken geven je een goede indruk hoe ze het zouden doen binnen een samenwerking. Het is uiteraard essentieel dat je in de aanloop naar de presentaties beschikbaarheid van jullie mensen waarborgt om eventuele vragen te beantwoorden, zodat je de omstandigheden van een echte samenwerking goed kan simuleren.

Tips: maak voorafgaand aan de presentatie samen met de stakeholders een lijst van criteria waar scores aan gegeven kunnen worden. En zorg voor wegingsfactoren binnen een specifiek domein van individuele stakeholders. Wees zelf dus ook goed voorbereid, stel alle vragen stellen, spreek een rolverdeling af met je collega’s, bepaal wie waarop let (vanuit verschillende disciplines IT/marketing/logistiek/klantenservice).

Go!

Door de bovenstaande stappen te volgen kun je zien of potentiële implementatiepartners je business begrijpen en of de mensen en werkwijze bij jouw organisatie en bedrijfscultuur passen. Bovendien zorgen de communicatie en samenwerking tijdens het selectieproces voor een soepele start van jouw project.

Wil je meer weten over Dennis?

Wil je na het lezen van deze blog of whitepaper aan de slag met het e-commerceplatform binnen jouw organisatie? Of heb je vragen over de besproken onderwerpen? Neem dan contact op:

photo

Of check hieronder andere e-commerce cases of blogs waar hij een prominente rol in heeft gehad: